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[7] 구글 문서

FermeH 2020. 10. 29. 21:39

구글 문서는 여러 명이 함께 문서를 작성할 수 있는 학생 참여형 문서 작성 도구입니다.

구글 도구이기 때문에 구글 계정으로 로그인해야 생성 및 참여할 수 있습니다. 

**댓글을 달거나 편집을 할 사람은 모두 구글 계정이 있어야 합니다.

**구글 계정이 없어도 문서를 보는 것은 가능합니다.

 

구글 문서 도구에는 구글 문서, 구글 슬라이드, 구글 시트, 구글 설문지가 있습니다. 

주로 사용하는 마이크로소프트 사의 오피스 제품군과 대응시켜보면,
구글 문서는 워드 파일에, 구글 슬라이드는 파워포인트에, 구글 스프레드시트는 엑셀에 해당됩니다. 

 

이번 포스팅이 구글 문서 작성 도구를 다루는 첫 번째 포스팅이기 때문에, 구글 문서 도구의 공통적 특징에 대해 먼저 소개하겠습니다. 

구글 문서 도구의 공통적 특징 

- 여러 명이 들어와 동시에 작업해도 덜 느려진다는 점

- 누가, 언제, 어떤 부분을 수정했는지 기록으로 남는다는 점

- 채팅창을 열어 대화할 수 있다는 점 

- 댓글을 달 수 있다는 점 

- 자동저장된다는 점(구글 도구 공통) 

- 탐색창을 바로 열어 검색하거나 자료를 추가할 수 있다는 점 

- 부가기능(Add On)을 사용할 수 있다는 점 

- 다양한 템플릿을 활용할 수 있다는 점 

 

다른 문서 도구와 비교하여 두드러지는 구글 문서의 특징은 다음과 같습니다. 

구글 문서의 특징

- 목차를 만들 수 있다는 점 

- Microsoft word 파일과 호환가능하다는 점

- 구글 스프레스시트의 차트를 바로 끌어올 수 있다는 점(실시간 연동) 

- 수정, 제안, 보기 모드를 설정할 수 있다는 점 

- 한 페이지의 공간이 부족하면 다음 페이지로 바로 이어져 기록된다는 점(모든 문서 작성 도구의 공통점이긴 하지만 슬라이드, 스프레드시트와 비교하면 두드러지는 특징입니다)

 

활용 방안 

- 학생들이 각자 작성한 문서에 서로 댓글을 달아 피드백을 주고 받을 때 

- 여러 명이 모여 책, 안내 문서, 보고서 등의 하나의 문서를 작성할 때 

- 여러 명이 동시에 하나의 문서에서 생각을 나눌 때 

 

저는 개인적으로 이 구글 문서를 활용하여 책, 가이드북 등을 집필했는데요,

처음부터 끝까지 구글 문서로 협업했을 정도로 문서 작성 및 출판엔 아주 유용한 도구였어요. 

 

그럼 구글 문서로 들어가기, 문서 만들기, 기능 더 알아보기, 공유하기, 소통하기, 다른 형태의 파일로 변환하기, 사용 팁에 대해 알아보겠습니다. 

 


(1) 구글 문서로 들어가기 

검색해서 들어가기

먼저 구글 문서에 들어가기 위해 검색창에 '구글 문서'를 적고 검색 버튼을 누릅니다. 

첫 번째로 나오는 주소로 들어간 뒤(www.google.com/intl/ko_KR/docs/about/), 다음 화면에서 '개인' 아래의 Google 문서로 이동하기 버튼을 누릅니다. 

 

검색창에 직접 치기 

검색창에 URL을 직접 입력합니다.(docs.google.com/)

 

크롬 홈 화면에서 들어가기 

크롬을 사용하고 있다면, 오른쪽 상단에 '이미지'와 프로필 사진 사이의 점 9개 버튼을 클릭합니다. 뜬 창에서 문서 클릭합니다. 

 

이동후에는 다음과 같은 화면이 나타날 것입니다. 

이제 문서를 만들어볼까요? :)


(2) 문서 만들기 

'새 문서 시작' 부분을 보겠습니다. 

위를 보면 문서의 템플릿 에시가 쭉 나열되어 있습니다. 템플릿 갤러리를 누르면 더 많은 템플렛을 볼 수 있습니다. 

물론, 이 설문지 예시를 활용할 수도 있습니다. 그렇지만 우리는 빈 문서를 만들어 이것저것 탐색해 보겠습니다. 

맨 왼쪽의 내용 없음의   +  부분을 누릅니다. 

 

빈 문서를 만들었습니다. 

그럼 내용을 채워볼까요? :)

 

문서 이름 바꾸기 및 내용 적기 

  • 문서 이름 바꾸기 

'제목 없는 문서'를 클릭한 후 원하는 내용을 적어 문서의 이름을 바꿉니다. 

 

  • 내용 적기 

본문 부분을 누른 뒤, 원하는 내용을 적습니다. 


(3) 기능 더 알아보기 

문서 작성 도구의 공통적인 특징은 여기서 설명하지 않으려고 합니다.

전부 다 설명하려면 너무나 설명할 것이 많기 때문입니다. 

그래서 구글 문서에서 쓰기 좋은 기능 몇 가지를 간추려 소개하려고 합니다. 

 

목차 만들기

  • 목차 만들기

처음 문서를 만들면 옆에 이렇게 창이 하나 뜹니다. 

'문서에 추가한 제목이 여기 표시됩니다.'라고 적혀있는데요, 이 부분이 바로 문서의 목차를 볼 수 있는 부분입니다. 

 

먼저 내용을 조금 적습니다. 적은 부분의 스타일은 기본적으로 모두 '일반 텍스트'로 되어 있습니다. 

 

여기서 목차에 올리고 싶은 줄의 아무 곳이나 눌러 깜박이는 커서를 위치시킵니다. 왼쪽 사진 처럼 맨 앞이어도 좋고요, 중간이나 맨 뒤여도 상관 없습니다. 

그리고 상단에서 일반 텍스트 글씨를 누릅니다.(마우스를 그 위로 옮기면 스타일이라고 나옵니다)

 

그럼 왼쪽 사진과 같이 일반 텍스트, 제목, 부제목, 제목1 , 제목 2, 제목 3, 제목 4, 제목 5가 나타날 겁니다. 

각각 순서대로 설정한 것이 오른쪽의 사진입니다. 

화면에서 '양천초등학교~'가 일반 텍스트, '배울거리'가 제목, '겸재~'가 부제목, '양천향교'가 제목 1, '서울 식물원'이 제목 2, 허준 박물관이 제목 3, '먹을거리'가 제목 4, '빵집'이 제목 5, '카페'가 제목 6입니다. 

**제목 6은 처음에는 보이지 않지만, 제목 5로 설정한 것이 있을 경우 그 다음 수준을 설정할 수 있도록 하기 위해 나타납니다.

**일반텍스트와 부제목은 목차에 나타나지 않습니다. 

**제목과 제목 1은 목차에 동일한 수준으로 나타납니다. 

 

여기서 원하는 수준을 선택해주면 됩니다. 

그럼 자동으로 해당 스타일로 바뀌면서 목차에 나타납니다.

 

내용에 맞게 다시 정리해보겠습니다. 

보시다시피 동일한 수준은 동일한 위치에 나타납니다. 

 

  • 목차로 내용 찾기

목차는 길이가 긴 문서에서 필요한 부분을 찾아서 보거나 편집할 때에 좋습니다. 

목차에서 원하는 부분을 찾아 누르면, 해당 부분으로 바로 이동할 수 있습니다. 

 

탐색창 사용하기

구글 문서 도구에서는 공통적으로 탐색창을 이용할 수 있습니다. 

한번 사용해보겠습니다. 

화면 오른쪽 아래의 탐색 버튼을 누릅니다. 

화면의 오른쪽에 탐색창이 뜹니다. 

일단 탐색창을 열면 적은 내용과 관련하여 여러 검색어가 뜹니다. 

오른쪽 사진과 같이 '문서 및 웹 검색' 부분을 클릭하고 검색할 내용을 적습니다.

그럼 웹, 이미지, 드라이브가 뜹니다. 하나씩 살펴보겠습니다. 

  • 웹: 웹 상에서 검색한 내용을 가져올 수 있습니다. 

사이트를 누르면 새로운 탭에서 해당 사이트가 열립니다. 

여기서 필요한 내용을 검색하거나 조사하면 됩니다. 

 

그리고 사이트의 내용을 적었으면 출처를 밝혀야겠죠? :) 

다시 구글 문서 탭으로 이동하여 탐색 창 부분을 봅시다. 

여기서 맨 왼쪽 사진처럼 점 3개 버튼을 클릭하면 인용 형식을 변경할 수 있습니다. 

그리고 인용을 넣고 싶은 부분에 깜박이는 커서를 두고 가운데 사진처럼   각주에 인용 버튼을 누르면,  맨 오른쪽 사진처럼 각주에 쉽게 출처를 표시할 수 있습니다. 

 

  • 이미지: 저작권 걱정 없는 이미지를 추가할 수 있습니다. 

왼쪽 사진처럼 이미지를 넣고 싶은 부분에 깜박이는 커서를 둡니다. 

오른쪽 사진처럼 탐색창에서 넣고 싶은 이미지를 클릭합니다. 

 

그럼 큰 화면으로 이미지가 뜹니다. 여기서 맨 위의 삽입 버튼을 누릅니다. 

**오른쪽의  버튼을 누르면 다음 사진을 볼 수 있습니다. 

 

그럼 왼쪽 사진처럼 이미지가 나타날 위치에 표시됩니다. 

시간이 조금 지나면 오른쪽 사진처럼 이미지가 문서에 삽입된 것을 확인할 수 있습니다. 

 

  • 드라이브

드라이브에서 관련 자료를 확인할 수도 있습니다.

그렇지만 여기서는 드라이브의 자료를 해당 구글 문서에 삽입하는 것은 아닙니다.

'웹'과 같이 새 탭에서 해당 드라이브 파일을 확인할 수 있습니다. 

 

글꼴 추가하기 

구글 문서의 한 가지 단점이라면, 한글 글꼴이 다양하지 않다는 점입니다.

조금이나마 더 추가하여 사용할 수 있지만, 마음대로 추가해서 쓸 수는 없습니다. 

그래도 기본적으로는 명조체와 궁서체 밖에 없기 때문에, 조금 더 추가해보도록 하겠습니다. 

상단의 Arial 글꼴 버튼을 누릅니다. 

아래에 나타난 목록에서 글꼴 더보기 버튼을 누릅니다. 

그럼 왼쪽 사진과 같은 창이 나타나는데요, 

여기서 문자: 모든 문자 부분을 클릭해 문자를 '한국어'로 설정합니다.

오른쪽 사진처럼 창이 변하면서 추가 가능한 한글 폰트들이 나타납니다. (2020년 10월 현재 23개 정도 되네요)

여기서 추가하고 싶은 폰트를 모두 누릅니다.

이때 고른 폰트나 이미 추가한 폰트는 오른쪽의 '내 글꼴' 부분에서 확인할 수 있습니다. 

그리고 왼쪽 아래의 확인 버튼을 누릅니다. 

해당 글꼴이 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 

 

버전 기록 보기

구글 문서 도구의 공통적인 장점인 버전 기록은 누가, 언제, 어느 부분을 편집했는지 자동 기록하는 기능입니다. 

그래서 일부러 저장을 할 필요도, 버전을 만들 필요도 없습니다. 

자동으로 저장되면서 버전이 만들어집니다. 

이 기능의 장점은 다음과 같습니다. 

  • 누가, 언제, 얼마나 썼는지 확인할 수 있다는 점 

     **쓴 부분 뿐만 아니라 삭제한 부분도 확인할 수 있습니다. 

  • 이전 버전으로 되돌릴 수 있다는 점 

    **실행 취소를 계속 할 수 있는 것과 같습니다.
    **심지어 맨 처음 버전으로도 되돌릴 수 있습니다!   

여기서 주의할 점을 하나 짚고 넘어가겠습니다. 

파일이 저장되어야 버전도 만들어진다고 말씀드렸는데요, 

파일이 저장되었는지는 다음의 부분으로 확인할 수 있습니다. 

제목 옆의  구름 안의 체크 아이콘을 꼭 확인해주셔야 합니다.

간혹 인터넷과 연결되지 않은 경우도 있습니다. 

그 경우에도 파일을 작성할 수는 있는데요, 자동 저장이 되지는 않습니다. 

 

윗 부분의 메뉴에서 '도움말' 옆의 연한 글씨를 클릭합니다. 

보통은 위의 사진처럼 '(몇 시간) 전에 마지막으로 수정했습니다.' 라고 나옵니다. 

그럼 이전의 버전 기록을 볼 수 있습니다. 

 

오른쪽 사진은 설명을 위해 학교가자닷컴의 3월 5주차 주간학습안 페이지를 하나 갖고 왔습니다.

날짜와 시간대 별로 기록이 저장되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.

해당 버전을 열어 보면, 누가 어느 부분을 수정했는지 문서에서 서로 다른 색으로 쉽게 확인할 수 있습니다. 

버전 기록 옆을 보면 총 수정 횟수도 확인할 수 있습니다.

 

파일 보기 모드 설정하기 

오른쪽 상단의 ✎ 수정 버튼을 누르면 파일을 보는 모드를 변경할 수 있습니다. 

  • 수정 모드

       - 문서를 직접 수정하는 모드입니다. 평소에 파일을 작성하는 모드가 수정 모드에 해당합니다. 

 

  • 제안 모드

       - 이전의 문서 내용은 그대로 있는 상태에서, 지우거나 수정하거나 추가한 내용을 다른 색으로 표시합니다.

       - 이때, 제안한 사람이 다르면 서로 다른 색으로 표시됩니다.

       - 문서의 편집자 권한이 있는 사람이 각각의 제안에서  ✓  제안 수용 버튼을 누르면 해당 내용대로 문서가 수정되고,  제안 거부 버튼을 누르면 제안 내용만 지워집니다. 

         **문서의 편집자 권한이 있는 사람은 모든 제안을 수용하거나 거부할 수 있습니다. 
         **제안한 내용을 모두가 함께 모여 논의해보고 수용/거부 여부를 결정하는 것도 팀워크와 참여를 활성화시키는 좋은 방법입니다. 

 

  • 보기 모드

      - 보기 모드로 설정하게 되면 왼쪽 사진과 같이 목차와 문서만 보이게 됩니다. 다른 사람들에게 발표할 때 이 모드를 사용하면 좋습니다. 

      - 여기서 화면의 크기는 오른쪽 사진과 같이 위의 메뉴의 '보기'의 '확대'에서 바꿀 수 있습니다. 


(4) 공유하기

오른쪽 상단의 공유 버튼을 누릅니다. 

현재는 기본값으로 나에게만 공개로 설정되어 있습니다. 

그럼 다음과 같은 창이 뜨는데요,

  • 이메일로 추가하기: 사용자 및 그룹과 공유 부분의 '사용자 및 그룹 추가' 칸에 이메일을 적어 넣습니다. 이메일은 콤마(,)로 구분합니다. 부여 가능한 권한은 다음과 같습니다.
    - 뷰어: 문서를 볼 수 있습니다. 
    - 댓글 작성자 (=제안 모드와 같습니다)
                  > 문서에 댓글을 달 수 있습니다. 
                  > 문서를 수정할 수 있습니다. 
    - 편집자
                  > 문서를 편집할 수 있습니다.
                  > 공유 설정을 변경할 수 있습니다.  

    (아래 권한은 이미 권한을 부여한 대상의 권한을 수정할 때 보입니다) 
    - 임시 액세스 권한 부여 

              > 뷰어나 댓글 작성자의 권한을 임시적으로 부여할 수 있습니다. 기본적으로 '30일 후 액세스 만료됨'으로 설정되어 있는데요, 날짜를 클릭하면 만료 일자를 더 짧게, 혹은 더 길게도 설정할 수 있습니다. 하단의 만료 설정 삭제 버튼을 누르면 해당 권한을 일반적인 뷰어, 댓글 작성자 권한처럼 만료 기한없이 권한을 부여할 수 있습니다. 

        - 소유자로 지정: 편집자의 권한과 함께 다음의 권한을 받습니다. 
              > 사이트의 알림을 받습니다. 
              > 본인 계정의 권한을 변경하거나 삭제할 수 있습니다. 

        - 삭제: 해당 계정에 대한 모든 권한을 삭제합니다.      

 

  • 링크 보기: 링크로 들어온 사람에게 편집 권한을 부여합니다. '~ 링크 변경' 글씨를 눌러 링크에 대한 권한을 변경합니다. 
    - 제한됨: 이메일로 직접 추가한 사용자만이 이 링크로 들어와 편집할 수 있습니다. 
    - 조직명(화면상 GEG Daegu): 가운데 사진의 경우처럼 G Suite 계정일 경우에만 나타나는 옵션입니다. 조직의 전체 사용자만이 이 링크로 들어와 편집할 수 있습니다.
    - 링크가 있는 모든 사용자에게 공개: 링크가 있는 사람은 누구나 편집할 수 있습니다.

  • 추가 설정: 상단의  ⚙︎  모양 다른 사용자와 공유 설정 버튼을 누릅니다. 다음과 같은 내용을 설정할 수 있습니다. 
     - 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다: 모든 다른 편집자가 공유에 대한 권한 설정을 변경할 수 있습니다.
     - 뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시: 뷰어 ,댓글 작성자가 해당 작업을 할 수 있습니다.

(5) 소통하기 

구글 문서의 가장 큰 장점은 다른 사용자와 소통할 수 있다는 점입니다. 

 

현재 편집자 확인하기

  

        - 현재 문서를 편집하고 있는 사람을 확인하려면 오른쪽 상단을 확인합니다.
        - 여기에 '익명의 동물'이 나타날 수 있습니다. 그 경우는 개별적으로 이메일로 초대하지 않은 사용자가 파일을 볼 경우입니다. 링크를 통해서 파일을 공유하거나 열어보는 경우 이렇게 나타납니다. (참고: support.google.com/docs/answer/2494888?hl=ko )  

        - 위의 사람을 클릭하면 그 사람이 어디서 작업하고 있는 위치로 이동할 수 있습니다. 

        - 사람들이 각각 다른 색으로 동그라미 되어 있습니다. 해당 사람이 작업하는 내용은 해당 색의 깜박이는 커서로 나타납니다. 커서 위에 마우스를 가져다 대면 해당 사용자의 이름이 나타납니다. 

 

다른 사용자와 소통하기

소통하는 데에는 크게 세 가지 방법이 있습니다. 

  • 제안 모드: 문서의 내용을 직접 바꾸어보고 그 내용을 편집자에게 제안할 수 있습니다. 구체적인 내용은 위의 (3) 기능 더 알아보기파일 보기 모드 설정하기제안 모드를 참고해주세요.
  • 채팅

        오른쪽 위의 사람 표시 옆을 보면 채팅 표시 버튼을 누릅니다. 

 

        그럼 위와 같은 채팅창이 나옵니다. 여기서 채팅 내용을 입력하면 됩니다. 

 

        다른 사람이 채팅을 입력하면 위 사진과 같이 알림이 옵니다. 

 

  • 댓글 

왼쪽 사진처럼 댓글을 달고 싶은 부분을 선택한 뒤 바로 오른쪽에 나타난 댓글 추가 버튼을 누릅니다. 

버튼을 누르면 오른쪽 사진과 같은 작은 창이 뜨는데요, 여기에 적고 싶은 댓글을 적습니다. 댓글 버튼을 누르면 아래와 같이 댓글이 달립니다. 

댓글이 달린 내용은 노랗게 표시됩니다. 

 

 - 댓글 숨기기: 댓글에 있는  ✓  버튼을 누르면 해당 댓글이 숨겨져 보이지 않습니다. 

 - 각 댓글 오른쪽에 있는 점 3개 버튼을 누르면 가운데 사진과 같은 목록이 보입니다. 
        > 수정: 댓글의 내용을 수정합니다.
        > 삭제: 댓글을 삭제합니다. 
        > 이 댓글에 링크하기: 해당 댓글에 대한 링크가 생성됩니다. 그 링크를 통해 들어오면, 해당 문서의 그 댓글이 달린 부분으로 바로 이동합니다. 

  - 답글 달기: 해당 댓글을 누르면 맨 왼쪽 사진과 같이 나타납니다. 이때 '답글을 쓰거나 @로 다른 사용자 추가' 부분에 댓글을 적습니다. 그리고 답글 버튼을 누르면 답글이 달립니다. 

**이때 가운데 사진처럼 @뒤에 이메일을 적으면 그 계정으로 해당 문서의 댓글을 알리는 이메일이 전송됩니다. 


(6)  다른 형태의 파일로 변환하기

구글 문서 ☛ 다른 형태의 파일(MS Word 파일, pdf 파일)

 

메뉴의 파일다운로드를 누른 후 원하는 형식의 파일을 선택합니다. 

Microscoft Word(.docx), OpenDocument 형식(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF 문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지(.html, 압축됨), EPUB 출판물(.epub) 중에서 선택 가능합니다. 

그럼 그 형식의 파일로 다운로드 받아지는 것을 확인할 수 있습니다.

원본
.docx 파일(왼쪽)/.odt 파일(오른쪽)
.txt파일(왼쪽)/.rtf파일(가운데)/.html 파일(오른쪽)
.pdf 파일(왼쪽)/.epub 파일(오른쪽) 

 

 

MS Word 파일  구글 문서

워드(Microsoft Word) 파일의 경우 그 형식을 살려서 구글 문서로 만들 수 있습니다. 

구글 드라이브에 워드 파일을 올리고 해당 파일을 누르면, 미리보기로 파일을 볼 수 있습니다. 

상단의 Google 문서(으)로 열기를 누르면 구글 문서로 열 수 있습니다. 

그 버튼을 누르면  .DOCX  표시가 뜨면서 워드 파일로 열립니다. 

 

작성한 내용이 거의 그대로 구글 문서로 변형됩니다. 

**외부 폰트가 일치하지 않는 경우에는 폰트가 깨질 수 있습니다. 

**일부 이미지의 위치 등이 뒤틀리는 경우가 있습니다. 

 

 

pdf 등 이외 형식의 파일  구글 문서

위에서 언급한 OpenDocument 형식(.odt), 서식 있는 텍스트 형식(.rtf), PDF 문서(.pdf), 일반 텍스트(.txt), 웹페이지(.html, 압축됨), EPUB 출판물(.epub) 모두 구글 문서에서 열 수 있습니다. 

 

예시로 pdf 파일을 열어보겠습니다. 

구글 드라이브에 파일을 올리고 해당 파일을 누르면, 미리보기로 파일을 볼 수 있습니다.

상단의 Google 문서(으)로 열기를 누르면 구글 문서로 열 수 있습니다.

pdf 파일을 구글 문서로 열게 되면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 

  • 글과 이미지의 위치가 뒤틀어집니다. 
  • 머리글과 바닥글이 본문과 섞입니다. 
  • 이미지 중 불러오지 못하는 이미지가 발생합니다.

다른 형식의 파일의 경우 그 특징에 따라 또 다른 문제가 발생할 수 있습니다. 


(7) 사용 팁

✏️ 댓글이나 수정한 내역도 버전 기록으로 남나요? 

  ✔︎ 네, 남습니다. 그러한 방식으로 논의하고 참여한 과정도 모두 버전 기록으로 남아 있습니다.  

 

✏️ 파일에 서명을 바로 추가할 수 있나요?

  ✔︎ 네, 가능합니다. 

위의 메뉴에서 삽입그리기의  + 새 그림을 누릅니다. 

나타난 창에서 선택과 도형 사이의 선 모양 버튼을 누릅니다. 

오른쪽 사진과 같이 나타난 목록에서 자유곡선을 선택합니다. 

자유롭게 그린 뒤, 상단의 저장 후 닫기 버튼을 누릅니다. 

그럼 그림이 삽입된 것을 확인할 수 있습니다. 

 

✏️ 표를 넣었을 때, 해당 표의 테두리를 일부만 보이게 할 수는 없나요? 

  ✔︎ 네, 불가능합니다. 

 

 

이 글은 아래의 파일을 다운로드하여 pdf형태로도 보실 수 있습니다. 

구글문서사용방법_학교가자TECH부트캠프.pdf
7.66MB

이 글을 담은 구글 문서입니다.

bit.ly/googledocs_GSJLab

 

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구글 문서 사용 방법에 대해 더 궁금한 점이 있다면 본 포스팅이나 위의 구글 문서에 댓글로 달아주세요! 

감사합니다. 

 

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